1 ЧАСТЬ по этой теме
Парадоксальная ситуация: объёмы и доступность информации растут, а эффективность работы офиса снижается. Количество информационно насыщенных менеджеров растет, а количество офисного планктона не уменьшается даже наоборот. Можно ли исправить ситуацию?
В первой части выпуска мы уже определили, что в качестве первого шага к оздоровлению положения нужно разумно сепарировать объём генерируемой и перерабатываемой в офисе информации.
Сделали вывод о том, что уменьшение объёма балластной информации повышает её конверсию, т.е., результативность внедрения знаний.
Обозначили и следующий шаг - нужно фиксировать значимые информационные фрагменты, жизненно важные или фундаментальные основы работы офиса и бизнеса компании в целом, в печатном виде на информационных досках и информационных стендах.
Продолжим эту тему...
Информационные стенды и информационные доски, это не единственный инструмент фиксации главных и важных информационных массивов, которые являются основой существования, жизнедеятельности и целеустремлённости компании. Есть и другие не менее важные, удобные и эффективные инструменты.
Но, прежде чем о них рассказать, стоит остановиться и понять суть их роли, проблему в целом и потребность в её срочном решении.
Современный офис полностью компьютеризирован. Это факт, не имеющий плохой или хорошей окраски. Но, это только часть факта характеризующего состояние современного офиса.
Другая часть факта, характеризующая состояние современного офиса в том, что офис стал чрезвычайно уязвим от электричества и тех благ, которые с ним связаны.
Например - риск полного паралича жизнедеятельности офиса и компании при длительном сбое в работе электрических сетей и интернет провайдеров. Сюда же можно добавить риски от сбоев операторов мобильной связи.
Если ещё недавно это могло показаться смешным или перегибание палки, то сегодня, при напряженной, кризисной и террористической ситуации в мире, это не кажется столь уж невозможным.
Практически весь документооборот современного офиса ведётся в электронном виде и не имеет дубликата в бумажном виде - это факт. Очень опасный факт.
Сохранить работоспособность современного офиса в любой ситуации можно. Для этого нужно не так уж много.
- В первую очередь, надо выделить самые важные информационные блоки в работе каждой службы, каждого отдела, каждого ключевого менеджера.
- Во вторую очередь, надо создать банки ключевой информации в печатном виде. Для примера, сюда могут войти: списки ключевых клиентов и их контактные данные; расписания тех или иных процессов, сами процессы; регламенты; цели и задачи, долгосрочные, среднесрочные и оперативные планы...
Да, все это похоже на армейское планирование и управление войсками в случае войны. Но, кто сказал, что мы живём в состоянии вечного мира и спокойствия уже сейчас?
Отобранная для хранения и оперативного использования важная и актуальная информация, отпечатанная на листах стандартного формата А4, может и должна храниться в доступном и удобном для обновления использования информации месте.
Удобным местом для хранения и использования бумажных носителей формата А4 являются навесные или настенные проволочные буклетницы. Их можно и нужно поместить или развесить в каждом рабочем помещении компании.
Проволочные буклетницы стоят недорого и служат практически вечно. Их всегда и легко можно перевезти при смене помещения с собой.
Посмотреть примеры застройки выставочных стендов можно по ссылке: образцы стендов
Комментариев нет:
Отправить комментарий